Personvernerklæring
Spekter Pluss AS
Oppdatert 7. september 2026
Kort fortalt
Vi behandler personopplysninger for å levere arbeidsinkluderingstjenester, følge opp ansatte og tiltaksdeltakere, oppfylle avtaler og lovpålagte plikter, ivareta sikkerhet og besvare henvendelser. Vi skal bare bruke opplysninger til tydelige formål, begrense tilgangen og ikke lagre dem lenger enn nødvendig.
1. Behandlingsansvarlig
Spekter Pluss AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives i denne erklæringen. Det betyr at selskapet bestemmer hvorfor og hvordan personopplysninger behandles.
Adresse: Liavegen 10, 5132 Nyborg
E-post: post@spekterpluss.no
Telefon: 901 99 763
Personvernkontakt: Elin Nilsen, elin.nilsen@spekterpluss.no
Du kan kontakte oss dersom du har spørsmål, vil utøve rettighetene dine eller ønsker å melde en personvernhendelse.
2. Hvem erklæringen gjelder for
Erklæringen gjelder når vi behandler opplysninger om blant andre:
- tiltaksdeltakere og kandidater til arbeidsmarkedstiltak, blant annet VTA og AFT
- ansatte, tidligere ansatte og jobbsøkere
- pårørende, verger og andre kontaktpersoner
- kunder, samarbeidspartnere, leverandører og besøkende
- personer som kontakter oss eller bruker nettsiden og våre kanaler i sosiale medier
3. Hvilke opplysninger vi behandler
Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvilken relasjon du har til Spekter Pluss og hva som er nødvendig for formålet.
Grunnleggende kontakt- og identitetsopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer.
Opplysninger om arbeidsforhold og tiltak: arbeidsavtale, tiltaksbestilling, oppmøte og fravær, arbeidstid, lønn, skatt, bankkonto, permisjoner, kompetanse, opplæring, mål, handlingsplaner, kartlegginger, vurderinger, rapporter og avslutningsopplysninger.
Særlige kategorier av personopplysninger: helseopplysninger og andre beskyttelsesverdige opplysninger når dette er nødvendig for tilrettelegging, oppfølging eller oppfyllelse av avtalte eller lovpålagte oppgaver.
Kommunikasjon og sikkerhet: henvendelser, notater, tilgangs- og sikkerhetslogger, hendelsesopplysninger og opplysninger knyttet til adgangskontroll.
Bilder og video: bilder eller video fra arbeid og aktiviteter når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag, normalt et særskilt samtykke ved publisering.
4. Hvor opplysningene kommer fra
Vi mottar opplysninger direkte fra deg og, når det er relevant, fra NAV, offentlige myndigheter, arbeidsgivere, samarbeidspartnere, verge eller andre som lovlig kan gi oss opplysningene. Når opplysningene ikke er samlet inn fra deg, skal du få informasjon i samsvar med personvernregelverket, med mindre et lovlig unntak gjelder.
5. Formål og behandlingsgrunnlag
Vi behandler personopplysninger bare når vi har et rettslig grunnlag. De mest aktuelle grunnlagene er:
Gjennomføre arbeidsmarkedstiltak og følge opp deltakere | Oppfylle avtale, utføre oppgaver i allmennhetens interesse og oppfylle rettslige plikter, avhengig av behandlingen. |
Administrere arbeidsforhold | Oppfylle arbeidsavtale og rettslige plikter som arbeidsgiver. |
Lønn, skatt, regnskap, pensjon og forsikring | Oppfylle rettslige plikter og avtaler. |
Tilrettelegging, HMS og oppfølging av fravær | Oppfylle arbeidsrettslige og sosialrettslige plikter. Behandling av helseopplysninger må i tillegg ha grunnlag etter artikkel 9 i personvernforordningen. |
Sikkerhet, adgangskontroll, logging og drift | Ivareta rettslige plikter og berettigede interesser i sikker og stabil drift, etter en konkret interesseavveining. |
| Besvare henvendelser og følge opp samarbeid | Vi behandler personopplysninger for å kunne inngå og følge opp avtaler, besvare henvendelser, gi nødvendig veiledning og service, samt administrere samarbeidet med deltakere, ansatte, NAV, kunder og samarbeidspartnere. |
Publisere bilder, video eller historier | Samtykke når samtykke er det riktige grunnlaget. Et samtykke kan trekkes tilbake. |
| Spørreundersøkelser | Samtykke, avtale, allmenn interesse eller berettiget interesse, avhengig av formålet og hvordan undersøkelsen gjennomføres. |
Dersom behandlingen bygger på en berettiget interesse, vurderer vi om vår interesse er nødvendig og saklig, og om den registrertes rettigheter og interesser veier tyngre.
6. Særlige opplysninger om tiltaksdeltakere
For å gjennomføre arbeidsmarkedstiltak kan vi behandle opplysninger om søknad eller bestilling fra NAV, behov for bistand og tilrettelegging, mål og aktiviteter, oppmøte, kartlegging, opplæring, arbeidsutprøving, utvikling, evalueringer og rapportering. Tilgangen skal begrenses til medarbeidere og leverandører som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver.
Vi skal ikke be om flere helseopplysninger enn det som er nødvendig. Diagnose skal ikke behandles som standard dersom formålet kan oppnås med mindre detaljerte opplysninger om funksjon, behov og tilrettelegging.
7. Når vi deler personopplysninger
Vi kan dele personopplysninger når det er nødvendig og lovlig, blant annet med:
- NAV og andre offentlige myndigheter
- leverandører av lønn, regnskap, pensjon, bank og forsikring
- bedriftshelsetjeneste og andre faglige tjenesteytere
- IKT-, fagsystem-, telefoni-, sikkerhets- og driftsleverandører
- revisor, rådgivere og sertifiseringsorgan ved behov
Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, skal være regulert av databehandleravtale. Vi selger ikke personopplysninger.
8. Overføring utenfor EØS
Noen leverandører eller plattformer kan innebære at personopplysninger behandles utenfor EØS. Når dette skjer, skal overføringen ha et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser, og nødvendige tilleggstiltak skal vurderes. Du kan kontakte oss for mer informasjon om aktuelle overføringer og sikkerhetstiltak.
9. Lagring og sletting
Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og deretter så lenge lov, avtale, dokumentasjonsbehov eller forsvarlig rettighetsforvaltning krever det. Lagringstiden fastsettes i våre sletterutiner og vurderes for den enkelte opplysningstype og behandling.
- Tiltaksopplysninger oppbevares i samsvar med avtaler og krav fra NAV og våre dokumenterte sletterutiner.
- Personal-, lønns-, regnskaps- og skatteopplysninger oppbevares så lenge relevant regelverk krever det.
- Samtykkebasert publisering stanses når samtykket trekkes tilbake, så langt dette praktisk og rettslig lar seg gjennomføre.
- Sikkerhetslogger og adgangsopplysninger oppbevares bare så lenge de er nødvendige for sikkerhetsformålet.
- Opplysninger som ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres på en forsvarlig måte.
10. Informasjonssikkerhet
Vi bruker organisatoriske og tekniske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk. Tiltakene omfatter tilgangsstyring, taushetsplikt, opplæring, sikker pålogging, logging, sikkerhetskopiering, oppdatering, leverandøroppfølging og håndtering av avvik. Tilgangen gis etter tjenstlig behov.
Du bør ikke sende helseopplysninger, fødselsnummer eller andre særlig beskyttelsesverdige opplysninger i vanlig e-post. Kontakt oss dersom du trenger en sikrere kanal.
11. Nettside, kontaktskjema og informasjonskapsler
På nettsiden kan det behandles tekniske opplysninger som er nødvendige for sikkerhet og drift. Dersom nettsiden bruker analyse-, markedsførings- eller andre ikke-nødvendige informasjonskapsler, skal disse ikke aktiveres før gyldig samtykke er innhentet. Du skal få tydelig informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes, formål, leverandør og varighet i en oppdatert informasjonskapseloversikt.
Når du sender oss en henvendelse eller klage, behandler vi kontaktopplysningene og innholdet i henvendelsen for å kunne svare og følge opp saken. Ikke oppgi mer informasjon enn nødvendig.
12. Telefon, e-post, besøk og adgangskontroll
Ved telefon- og e-postkontakt behandler vi kontaktopplysninger, tidspunkt og innhold som er nødvendig for å håndtere henvendelsen. Dersom kommunikasjonen gjelder en konkret sak, kan relevante opplysninger journalføres eller lagres i riktig system.
Besøk og adgang kan registreres når dette er nødvendig for sikkerhet, taushetsplikt og tilgangskontroll. Opplysningene skal slettes etter fastsatte frister når de ikke lenger er nødvendige.
13. Sosiale medier
Spekter Pluss bruker blant annet Facebook og Instagram. Plattformleverandøren behandler opplysninger etter egne vilkår. Når vi administrerer egne sider, publiserer innhold, svarer på meldinger eller bruker annonseringsfunksjoner, kan Spekter Pluss ha et selvstendig eller delt ansvar for deler av behandlingen.
Vi publiserer ikke identifiserbare bilder eller historier om ansatte eller tiltaksdeltakere uten et gyldig grunnlag. Når vi bruker samtykke, skal det være frivillig, spesifikt, informert og dokumenterbart, og det kan trekkes tilbake.
14. Automatiserte avgjørelser
Spekter Pluss treffer ikke avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg, utelukkende basert på automatisert behandling eller profilering, med mindre vi på forhånd har informert særskilt om dette og har et gyldig rettslig grunnlag.
15. Dine rettigheter
Avhengig av behandlingen kan du ha rett til:
- informasjon og innsyn i opplysningene vi behandler om deg
- retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
- sletting av opplysninger
- begrensning av behandlingen
- å protestere mot behandling som bygger på allmenn interesse eller berettiget interesse
- dataportabilitet når vilkårene er oppfylt
- å trekke tilbake et samtykke, uten at dette påvirker lovligheten av tidligere behandling
- å klage til Datatilsynet
Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Ved kompliserte eller mange forespørsler kan fristen forlenges i samsvar med regelverket. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din.
Kontakt oss på post@spekterpluss.no. Du kan også lese mer eller klage til Datatilsynet